Beranda Warta Artikel Koordinasi [Harus] Menjadi Bahasa Keseharian Program Kotaku

Koordinasi [Harus] Menjadi Bahasa Keseharian Program Kotaku

Artikel Sumatra Utara Comments (0) View (252)

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), koordinasi adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan. Tujuannya pasti, supaya aturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tak saling bertentangan atau simpang siur. Pola koordinasi menjadi hal yang vital bagi semua pemimpin di berbagai tingkatan untuk mencapai tujuan timnya. Seperti halnya, di tim Program Kota Tanpa Kumuh (Kotaku). Ada tim satuan kerja, tim konsultan manajemen pusat (KMP) dan wilayah (KMW), tim koordinator kota, tim fasilitator, tim Kelompok Kerja (Pokja) Perumahan dan Kawasan Permukiman (PKP), tim pemerintah daerah, dan tentunya, tim dari masyarakat.

Koordinasi adalah satu dari beberapa fungsi penting dalam manajemen. Galibnya, kesuksesan koordinasi akan menjamin keberhasilan pelaksanaan pekerjaan atau pencapaian tujuan organisasi dalam kegiatan sehari-hari, apapun itu. Jika pola koordinasi baik, tujuan tim lebih besar kemungkinan untuk tercapai. Sebaliknya, jika pola koordinasinya buruk, rata-rata kemungkinan tujuan bakal tercapai akan lebih kecil.

Ada kalanya pula, koordinasi yang sudah direncanakan malah tidak teraplikasikan dengan baik. Saat rembuk koordinasi perencanaan berjalan lancar, tapi waktu eksekusi acap tak berjalan sempurna. Apa sebab?

Mungkin ada sejumlah poin yang masih luput dari perhatian saat berkoordinasi dengan tim. Karena itulah, pemahaman yang mendalam tentang konsep koordinasi dirasakan perlu diketahui banyak pihak.

Di bawah ini adalah beberapa hal yang diperlukan dan patut diperhatikan saat membangun koordinasi yang baik, yakni:

1. Rencana yang Matang
Sebelum berkoordinasi, perlu dibuat sebuah perencanaan atas pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Di antaranya meliputi waktu, agenda acara, dan unsur yang terlibat. Hal ini penting agar koordinasi berjalan efektif dan efisien. Dengan mengetahui agenda kegiatan, setiap pihak akan mampu mempersiapkan diri sebelumnya. Begitu juga dengan waktu, yang menjadi penting agar kegiatan dapat diarahkan sesuai waktu yang ada.

2. Menyamakan Persepsi
Setiap pihak yang terlibat dalam koordinasi haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai tujuan yang akan dicapai. Tugas dan tanggung jawab berbeda yang diemban setiap pihak bertujuan untuk saling melengkapi dan mendukung pencapaian tujuan bersama. Misalnya, pekerjaan pembangunan infrastruktur di kelurahan A menganggap itu adalah pekerjaan fasilitator teknik. Padahal, seharusnya adalah menyertakan seluruh kerja tim untuk bekerja di bidang pendukung masing-masing.

Ada yang belajar dan berkomitmen. Tapi ada juga yang muncul sesekali hanya untuk mendapatkan pengakuan aktif, atau ada yang muncul sekali dan setelah itu hilang. Hal tersebut bisa terjadi lantaran pesan pemimpin tidak sampai secara utuh, atau motivasinya tidak menyentuh anggota tim dalam mencapai tujuan kegiatan.

3. Pemahaman Materi Pembicaraan
Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim memahami posisi dan tanggung jawab, serta kaitannya dengan pihak lain. Jadi, ketika berbicara harus sudah memahami konteksnya. Terlebih lagi bagi pemimpin (KMP/KMW, koorkot, fasilitator, dsb) harus memahami hal yang akan disampaikan dan kondisi situasi yang terjadi. Waktu presentasi misalnya, tak perlu menjelaskan berpuluh-puluh halaman (slide) yang bikin ngantuk dan berbelit-belit serta tak fokus ke inti persoalan. Cukup disampaikan hal-hal yang utama, simpel, dan jelas, sehingga anggota tim pun paham tugas dan tanggung jawab yang dilakukan.

4. Sikap Terbuka dan Saling Menghargai
Jangan pernah berpikir karena pemimpin, lantas bisa memperlakukan semua anggota tim seenaknya. Dalam sebuah koordinasi, ada saatnya satu pihak harus menerima pengaturan dari pihak lain, namun tetap harus dengan sikap menghargai. Tak sedikit orang-orang memilih keluar dari organisasi lantaran para pemimpin yang tidak bisa menghargai anggotanya dengan baik. Ada kalanya pula pemimpin harus memberikan pengaturan yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan anggotanya. Saat itulah diperlukan sikap saling terbuka untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi.

5. Umpan Balik (feed back)
Feed back diperlukan untuk melihat respons semua pihak yang terlibat. Umpan balik juga dibutuhkan sebagai kepastian bahwa koordinasi yang dilakukan dapat dipahami dengan benar dan dapat diterima. Tanggapan bisa menjamin pelaksanaan rencana sesuai yang diharapkan, atau untuk melihat berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih ada. Umpan balik seperti itu dibutuhkan sebagai acuan untuk langkah perbaikan dan persiapan yang lebih matang lagi.

6. Penegasan dan Motivasi
Sangat penting sekali untuk mempertegas kembali segala yang telah disepakati ketika dilakukan koordinasi (rapat). Sehingga semua yang menjadi kesepakatan harus dapat diterima dan selanjutnya dilaksanakan dengan baik. Penegasan juga perlu dilakukan terhadap strategi pengawasan dan evaluasi yang akan dilakukan, sehingga setiap orang akan bekerja atau melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah sesuai tujuan yang diharapkan.

Hal yang juga tidak kalah pentingnya adalah pemimpin juga harus mampu memotivasi, agar setiap pihak yakin dan terdorong untuk melaksanakannya. Upaya memberi semangat seperti ini juga meningkatkan rasa memiliki dari setiap anggota, yang nantinya sangat berpengaruh terhadap kinerja dalam mencapai hasil yang maksimal.

7. Komunikasi Informal
Komunikasi informal perlu dibangun untuk meningkatkan efektivitas hasil koordinasi yang dilakukan, selain melakukan monitoring. Membangun komunikasi informal akan meningkatkan kepercayaan dan hormat dari anggota sehingga nyaman untuk bekerja sebagai tim. Komunikasi informal ini bisa dibangun dengan melakukan kegiatan santai bareng atau melakukan aktivitas have fun bersama.

Menurut teori pakar manajemen Mary Parker Follett, koordinasi dapat dilakukan dengan baik melalui komunikasi efektif yang diterapkan kepada semua bidang dan tingkatan dalam organisasi. Semua penghalang dan jarak dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus dihindari dan dibenahi. Komunikasi yang baik membantu mengurangi kesalahpahaman sehingga koordinasi dapat berlangsung baik.

Teori sosiolog James David Thompson pun mengamini. Saling ketergantungan timbal balik (reciporal interdependent) adalah hubungan memberi dan menerima antarsatuan organisasi. Interaksi saling ketergantungan menyebabkan koordinasi menjadi vital dalam mengintegrasikan kinerja setiap unit. Peran koordinasi dalam hal ini adalah berupaya membuat struktur dan memfasilitasi transaksi antarbagian yang saling bergantung. Terciptanya koordinasi yang baik antarbidang dapat mengurangi terjadinya kesalahan dan konflik sehingga proses kegiatan dapat berjalan dengan efektif.

Koordinasi dan hubungan kerja adalah dua pengertian yang saling berhubungan: koordinasi hanya dapat tercapai melalui hubungan kerja yang baik dan efektif. Hubungan kerja adalah bentuk administrasi yang membantu tercapainya koordinasi. Koordinasi kegiatan antarsatuan kerja dalam Program Kotaku pun menjadi upaya menyatukan kegiatan sehingga mampu bergerak secara utuh untuk melaksanakan seluruh tugas untuk mencapai tujuan.

Terakhir, tidak ada yang berat jika dilakukan bersama dan memiliki kemauan yang tinggi. Semoga para konsultan Program Kotaku dan pihak terkait lainnya senantiasa menjadikan koordinasi sebagai 'bahasa' keseharian dalam memaksimalkan seluruh kinerja. [Sumut]

Penulis: Taufik Hidayat Pulungan, Tenaga Ahli Komunikasi OC-2 Program Kotaku Provinsi Sumatra Utara

Editor: Epn

0 Komentar

Yang terkait

 

    Bagi rekan pelaku dan pemerhati KOTAKU yang ingin mengirimkan tulisan partisipatif, silakan kirim berita/artikel/cerita/feature terkait kegiatan KOTAKU ke Redaksi:
    kotaku.nasional@gmail.com

    Ketentuan pengiriman Tulisan :
    1. Berformat document Ms Word (.doc, .docx) disertai foto dan keterangan foto.
    2. Foto sebaiknya berformat .jpg, jpeg, .png atau .tiff. resolusi minimal 1024px x 768px.
    3. Foto dikirimkan via email dan dilampirkan terpisah dari dokumen tulisan (tidak di dalam dokumen).
    4. Font tulisan Times New Roman ukuran 12, spasi single, 1 - 2 layar atau maksimal 2.500 karakter (tanpa spasi).

    Apabila sudah terdaftar sebagai member website KOTAKU, Anda bisa langsung mengirim Tulisan dengan klik Kirim Warta .

    Selanjutnya, bila tulisan tersebut dianggap layak, maka tunggu tanggal tayangnya di website ini.